5步GTD思维导图

源自:http://cngtd.com/gtd/step-5-gtd-course/

David Allen的GTD是一个完整的系统,它把你的大脑从正在处理的大量工作中解放出来,这将使你更加放松,帮助你提高效率,减轻压力。这里是一个GTD系统工作的Quick review,5个步骤。
1.清楚你脑子里所有的任务,释放精神和精力,开始做事吧。
写下你生活中所有方面,所有要做的一切——现在要做的、一年的或者未来某个时候要做的。写下所有的想法、灵感,所有的待办事项,把它们从你的脑子中赶出去。空灵的头脑能够像激光一样把注意力集中到手头的任务上。同样,空灵的头脑能够使你快速入睡,如果你晚上为某事担忧的话。

2.清空收件箱,把任务发送到可行动的步骤。

当你写好了未完成事项的列表,就应该处理每个事项了。“处理”,Allen的意思是,你要决定一个Next Action:

所有你接下来需要做的事情,解决一个问题,进而使任务一步步完成。许多项目你只需要保存在资料里,或者丢弃它们。

next-action是什么样子的呢?设想一下,你要装修房子,第一步就是去油漆店买油漆和刷子。

一些规则:

一次只做一件事情,以列表中最重要的事情开始,做完它。不要移到下一个项目,除非你决定了下一步需要做什么。

如果一个next-action可以在两分钟内完成, 那么立刻去做吧。

一些项目时间长于两分钟的,你可以把他们委派给其他人,或者简单得把它放进你“信任的系统”——日历系统、文件夹、行动项目列表——GTD的骨干。

3. 完善你“信任的系统”,把所有的Next action放进系统里,这样使你能够把它们都做完。

记录下Projects。需要几个步骤才能完成完成的事就是“projects”,你应该把每个project分开保存。
以情景来组织。把行动按照完成所需的环境(电话、在线、办公桌、在家或运动时)组织到独立的列表。这意味着你可以更快得进入一种单纯的行动状态,这比你在需要不停得切换精神、技术和/或物理位置的状态下工作要好得多。

做一个"someday/maybe"列表。记录并且有规律得review你希望未来某天完成的projects,即使现在不急着做或者没时间做。没事,把他们放在那吧。不过创建一个列表,定义为现在做不了的,把你的精力解放出来,用在别的地方。
做一个“等待”列表。你希望等到什么东西,来自老板的,配偶的,或者直接的报告?Allen建议把这些东西用一个单独的列表记录下来。一些从业者更进一步,把未决定的文件按照人和/或组织组织起来,这样就可以很简单得检查它们和它们之间的相互影响。

通过你信任的系统Gtdagenda,创建project,context,并在其中插入任务是很容易的。(广告)

4.每周拨出时间来进行每周回顾,回顾你的行动清单。

生活是一个移动的目标,总是有新的数据,新的需要和新的机会。就算你已经把他们全部组织起来了,但这个系统还是会因为你没有与时俱进而老化。这就是需要每周回顾的原因。
实际上,每周回顾是所有上述步骤的简要版。你收集全部松散的文档、自己的笔记,杂乱的桌面,本周的“碎石”,然后把每个项目添加到你的“加工”、“组织”过程中去。

每周回顾的步骤:

-把所有松散的纸、便签等等放进收件箱。处理你的收件箱。

-处理笔记。

-回顾之前和即将到来的日历数据,决定下一步行动。

-心灵转储-清空你头脑中的不在系统里的一切。把他们放到你的收件箱中。
-回顾下一步行动清单,project清单,等待清单,someday/maybe 清单。
-回顾你的目标。

坚持你的日程表——保持它的神圣性——不然你的系统就将开始崩溃。
5.处理列表中小的行动项目,思考更大的项目和人生目标。
当你注视你的日程表和行动清单时,有独特的决定集中精力的模式。
-即刻的行动:考虑你的情境(工作、车上、躺在长椅上或在家)时间、精力情况和优先级。
-每日工作:行动种类:预定的行动(已经在你的日历和清单中的事情);按不同表现形式进行工作(电话,邮件,在办公室见面商谈);定义你的工作(计划,行程安排,制作清单,设置优先级,头脑风暴)。
这是比其他两者更重要的关键之处。
-回顾你的工作:有六个等级你可以观察你的工作,包括从“跑到”(现在的行动)到10,000英尺(长期项目),再到50,000英尺(生活)。你可以处理急事,把松散的事情和着急的事情从脑中清除出去,为有效率的思考更高等级的目标留下空间。

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KUKA PS:几点心得
1.时间管理:收集、排程、处理、回顾
2.养成记录时间使用过程的习惯,做好时间记录
3.集中精力一次做一件事情,彻底做好
4.小事情立即动手
5.时间管理的核心不在于管理时间,而是合理的分配时间